Heure d’enregistrement à l’hôtel : tout ce que vous devez savoir en tant qu’hôtelier

Un processus d'enregistrement fluide est essentiel pour créer une première impression positive et améliorer la satisfaction des clients. Les clients ont souvent des besoins spécifiques, tels que des enregistrements anticipés, une assistance pour les bagages ou des options de départ tardif. Répondre à ces demandes peut améliorer leur expérience et accroître leur fidélité, en particulier lorsqu'il est associé à un solide programme de fidélité hôtelier.

Dans ce blog, nous aborderons tout ce que les hôteliers doivent savoir sur les politiques d'enregistrement et de départ, de la gestion des heures d'arrivée à la gestion des demandes de départ tardif. Nous discuterons également de la manière dont les enregistrements flexibles et les programmes de fidélité peuvent stimuler la fidélisation des clients et rationaliser les opérations hôtelières pour une meilleure expérience client globale.

Quelle est l’heure standard d’enregistrement à l’hôtel ?

L'heure d'enregistrement standard à l'hôtel se situe généralement entre 14 h 00 et 16 h 00 . Cette fenêtre laisse suffisamment de temps au ménage pour préparer les chambres, garantissant ainsi que chaque chambre d'hôtel est prête pour le prochain client. L'heure d'arrivée est essentielle pour gérer l'occupation de l'hôtel et offrir aux clients une transition en douceur vers leur hébergement. Alors que certains voyageurs peuvent demander un enregistrement anticipé pour se détendre ou se rafraîchir après un long vol, la plupart des hôtels veillent à ce que les chambres soient disponibles et prêtes à cette heure d'enregistrement standard. Les hôtels accueillent souvent les arrivées anticipées avec la possibilité de stocker leurs bagages à la réception ou de facturer des frais pour un accès anticipé à la chambre.

Bien que les heures d'enregistrement habituelles soient l'après-midi, certains hôtels offrent de la flexibilité, avec des enregistrements anticipés dès 12 heures ou des enregistrements tardifs s'étendant jusqu'à 16 heures ou 17 heures. Cette flexibilité peut être particulièrement attrayante pour les voyageurs qui ont besoin de plus de temps pour se reposer ou se détendre, surtout après un vol ou un long voyage. Proposer une heure d'enregistrement standard permet à l'hôtel de rationaliser ses opérations, mais offrir de la flexibilité peut améliorer la satisfaction des clients, en particulier lorsqu'il est associé à des programmes de fidélité ou à un hébergement personnalisé. Les hôtels peuvent utiliser des options d'enregistrement mobile pour rendre ce processus encore plus fluide et proposer des équipements tels que des soins de spa, que les clients peuvent réserver à l'avance, rendant ainsi leur séjour plus agréable.

Les horaires d'enregistrement peuvent varier en fonction de la classification de l'hôtel. Pour en savoir plus sur ceux-ci, lisez : Différents types d’hôtels : un aperçu rapide

Quelles sont les règles standard d’enregistrement à l’hôtel ?

Voici les règles clés pour une expérience d’enregistrement à l’hôtel fluide et efficace qui garantit que les clients se sentent accueillis et hébergés.

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un. Enregistrement anticipé et départ tardif

Les hôtels autorisent souvent les enregistrements anticipés et les départs tardifs, mais généralement moyennant des frais supplémentaires ou dans le cadre des avantages du programme de fidélité. Par exemple, Standard Hotels facture des frais de 5 % pour leur forfait « enregistrement à tout moment », permettant aux voyageurs une flexibilité dans les heures d'arrivée. Les clients qui arrivent avant l'heure d'enregistrement standard peuvent se renseigner à la réception pour connaître la disponibilité des chambres, tandis que ceux qui ont besoin d'une heure de départ plus tardive peuvent souvent prolonger leur séjour de quelques heures, ce qui facilite l'adaptation aux horaires de vol ou à d'autres besoins de voyage.

b. Heure d'arrivée flexible

De nombreux hôtels comprennent que les vols et les voyages ne correspondent pas toujours aux heures d'enregistrement, c'est pourquoi ils proposent des heures d'arrivée flexibles lorsque cela est possible. Les programmes de fidélité des hôtels peuvent offrir aux membres des options d'enregistrement anticipé ou tardif, tandis que d'autres hôtels offrent une flexibilité moyennant un petit supplément. Des horaires d'enregistrement flexibles contribuent à faciliter l'expérience de voyage en garantissant que les chambres sont disponibles à l'arrivée des voyageurs, permettant ainsi aux clients de se détendre et de s'installer rapidement.

c. Exigences d'identification

Près de 99 % des hôtels exigent une pièce d'identité valide émise par le gouvernement lors de l'enregistrement afin de vérifier l'identité des clients. Cette étape est cruciale pour les hôtels et les chaînes internationales, car elle garantit la sécurité et le respect des exigences légales. Le personnel de la réception vérifiera les documents d'identité à l'arrivée, garantissant ainsi un processus sécurisé et transparent pour tous les clients.

d. Confirmation de réservation

Lors de l'enregistrement, le personnel de l'hôtel confirmera les détails de la réservation tels que le type de chambre, la durée du séjour, le tarif et toute demande spéciale. Les clients sont encouragés à vérifier ces détails pour s'assurer que l'hébergement répond à leurs préférences. Un processus de confirmation clair permet d'éviter tout problème de communication concernant les équipements de la chambre, la durée du séjour ou le tarif.

Optimisez vos listes d'hôtels auprès des meilleurs sites de réservation et améliorez votre visibilité pour générer des réservations : Optimisez vos listes d'hôtels pour augmenter les réservations - Tout ce que vous devez savoir

e. Dépôt de garantie ou paiement

Les hôtels exigent souvent un dépôt de garantie ou le passage d'une carte de crédit pour couvrir les frais accessoires, ce qui fait partie intégrante de la procédure d'enregistrement. Ce dépôt peut couvrir des frais supplémentaires pour les équipements de la chambre ou tout départ tardif que les clients pourraient demander. Bien que les hôtels ne soient pas obligés de divulguer à l'avance le montant exact de la retenue, les voyageurs sont encouragés à se renseigner sur le montant pour rester informés des frais associés à leur séjour à l'hôtel.

Quelle est la procédure d’enregistrement dans les hôtels ?

Voici comment les hôtels peuvent rationaliser chaque étape du processus d'enregistrement pour plus d'efficacité et de satisfaction des clients :

1. Accueil des invités

Un accueil chaleureux et professionnel donne le ton du séjour. Formez le personnel de la réception à accueillir chaque client par son nom si possible, créant ainsi une atmosphère accueillante dès son arrivée. Découvrez les conseils essentiels pour accueillir chaleureusement les clients de l’hôtel dans cet article .

2. Vérification de la réservation

Confirmez rapidement les détails de la réservation, y compris le type de chambre, la durée du séjour et toute demande spéciale. L'utilisation de systèmes de contrôle mobiles peut accélérer ce processus, en donnant au client une confirmation immédiate et en définissant des attentes claires.

3. Pièce d'identité et encaissement des paiements

Vérifiez efficacement l’identification des clients et gérez tous les dépôts ou paiements avec des systèmes de paiement sécurisés et rapides. De nombreux hôtels mettent en œuvre des options d'enregistrement mobile ou de paiement avant l'arrivée pour accélérer cette étape et minimiser les temps d'attente.

4. Attribution des chambres

Attribuez les chambres en fonction de la disponibilité et des préférences, en veillant à ce que les clients arrivant tôt ou ceux ayant des demandes spécifiques soient hébergés lorsque cela est possible. La flexibilité des types de chambres, comme la disponibilité du tarif journalier, est une bonne idée pour maximiser l'occupation sans sacrifier le confort.

5. Délivrance des clés

Remettez les clés de votre chambre ou activez les clés mobiles pour un accès sans contact. L'utilisation de systèmes de clés numériques permet aux clients d'accéder à leurs chambres via un smartphone, évitant ainsi tout retard potentiel au bureau.

6. Expliquer les commodités et les politiques

Fournissez un aperçu rapide des commodités de l’hôtel, des politiques, de l’heure de départ et de l’accès Wi-Fi. Un guide imprimé ou numérique des commodités de l'hôtel est utile, garantissant que les clients connaissent le spa, les salons et les autres options de détente disponibles pendant leur séjour. Découvrez les équipements hôteliers essentiels qui améliorent l'expérience client dans cet article .

7. Escorte ou indications pour se rendre à la chambre

Proposez d'accompagner les clients jusqu'à leur chambre ou de donner des instructions claires, en particulier dans les grandes chaînes standorte ou hôtelières. Ce geste permet aux clients d'atteindre confortablement leur chambre et de se sentir orientés dans leur environnement, les aidant ainsi à se détendre et à s'installer.

Comment les hôtels peuvent-ils optimiser le processus d’enregistrement ?

Voici comment les hôtels peuvent optimiser chaque étape du processus d'enregistrement pour améliorer l'efficacité et la satisfaction des clients :

un. Mettre en place des bornes d'enregistrement

Les bornes libre-service permettent aux clients de gérer rapidement leur enregistrement, leur sélection de chambre et même leurs heures de départ, réduisant ainsi les temps d'attente à la réception. Avec 84 % des voyageurs préférant les options en libre-service, les bornes offrent une expérience d'enregistrement plus rapide, permettant aux clients de gérer les détails de leur arrivée de manière indépendante et permettant au personnel de se concentrer sur les autres besoins des clients.

Découvrez hospitality pour les hôtels modernes : La Hospitality - Un aperçu des systèmes dont les hôtels ont réellement besoin

b. Adoptez l’enregistrement sans contact

L'enregistrement mobile et les options de clé numérique garantissent une expérience transparente et sûre, permettant aux clients d'accéder à leurs chambres directement via leur smartphone. L'enregistrement sans contact réduit les contacts physiques, ajoute du confort aux clients arrivant en retard et libère les ressources de la réception pour un service personnalisé, ce qui améliore la satisfaction des clients et augmente l'efficacité de l'hôtel.

Découvrez comment les hôtels modernes exploitent les données, l'IoT, l'IA et bien plus encore pour rester compétitifs à l'ère numérique : L'avenir de la technologie hôtelière : outils et solutions indispensables pour les hôtels modernes

c. Offrir des horaires d’arrivée et de départ flexibles

Des horaires d'enregistrement et de départ flexibles sont une bonne idée, en particulier pour les clients ayant un vol tôt ou tard, et offrent un confort supplémentaire pour les jeunes voyageurs. Les hôtels peuvent proposer des options telles que le départ tardif ou l’enregistrement anticipé moyennant des frais supplémentaires, s’adaptant ainsi à différents horaires tout en augmentant les revenus.

d. Enregistrement en ligne avant l'arrivée

L'activation de l'enregistrement en ligne avant l'arrivée simplifie le processus d'arrivée, réduit la paperasse et donne aux clients suffisamment de temps pour se détendre une fois arrivés à l'hôtel. Alors que 40 % des voyageurs préfèrent s'enregistrer via le site Web d'un hôtel, cette option d'enregistrement anticipé accélère le processus, permettant au personnel de préparer les chambres en fonction des préférences et des besoins du client.

e. Options de vente incitative pour l'enregistrement anticipé et les surclassements de chambre

Avec une stratégie de vente incitative efficace, les hôtels peuvent augmenter leurs revenus jusqu'à 14 % . Proposer un enregistrement anticipé, des surclassements de chambre ou des commodités hôtelières haut de gamme via un pré-enregistrement en ligne ou au kiosque améliore l'expérience client en répondant aux préférences personnalisées, en maximisant le confort et en garantissant que les chambres sont prêtes pour les clients à leur arrivée.

Optimisez vos politiques d'arrivée et de départ grâce à la gestion des annonces avec MARA AI

La rationalisation des enregistrements et des départs est cruciale pour tout hôtel visant à améliorer la satisfaction des clients et l'efficacité opérationnelle. MARA AI propose une approche innovante pour gérer ces processus en toute simplicité. En centralisant les réponses aux avis et les informations des clients, les hôtels peuvent adapter leurs politiques pour mieux répondre aux besoins des clients, des arrivées anticipées aux conseils de stockage des bagages, optimisant ainsi l'expérience d'enregistrement de chaque client. Cet outil aide les hôtels à rester réactifs aux attentes des clients en matière de préparation des chambres et de tarifs journaliers tout en gérant efficacement les avis sur des plateformes telles que Google, Booking.com et Tripadvisor.

Review Inbox alimentée par l'IA

Review Inbox de MARA , les équipes hôtelières peuvent gérer sans effort les commentaires des clients provenant de plusieurs sources telles que Google, Booking.com et Tripadvisor, le tout en un seul endroit. Cette boîte de réception regroupe les avis sur des expériences telles que les enregistrements mobiles, les heures d'arrivée et les tarifs journaliers flexibles, permettant au personnel de répondre rapidement et efficacement. Les réponses automatisées pour les avis simples, comme les notes 5 étoiles sans commentaires supplémentaires, maintiennent la boucle de rétroaction active sans solliciter les ressources, garantissant ainsi aux clients que leur voix est entendue.

Review Analytics

La Review Analytics permet aux hôtels d'obtenir des informations plus approfondies sur les commentaires des clients, y compris les mentions fréquentes de demandes d'enregistrement anticipé, d'hébergement pour la sieste de l'après-midi et des conseils sur la gestion des bagages ou la réservation de types de chambres. MARA met en évidence les tendances dans les commentaires des clients, aidant les hôtels à comprendre leurs préférences spécifiques, comme les services de navette aéroport ou les horaires de départ flexibles, afin de mieux aligner les politiques sur les attentes des voyageurs. Grâce à ces analyses, les hôtels peuvent effectuer des ajustements basés sur les données, améliorant ainsi la commodité de l'enregistrement et améliorant l'expérience globale des clients.

Automatisation simplifiée des révisions

Après avoir fait confiance à votre AI Review Assistant personnel, vous pouvez même passer en pilote automatique et créer des règles d'automatisation. De cette façon, vous pouvez spécifier à quels avis l'IA doit répondre directement, sans approbation supplémentaire. Avec la configuration ci-dessous, tous les avis Google sans texte et avec une note de 4 étoiles et plus reçoivent une réponse automatique.

L'IA de réponse la plus personnelle

L'IA de MARA allie efficacité et touche personnalisée. Grâce à la Brand Voice , l'IA s'adapte au ton unique de chaque hôtel, garantissant que les réponses semblent authentiques. Grâce aux Smart Snippets , MARA apprend à répondre aux demandes courantes, telles que des conseils sur les commodités à proximité ou des détails sur les transferts aéroportuaires, en offrant à chaque fois des réponses personnalisées et contextuellement pertinentes. Ce système de réponse dynamique contribue à créer des enregistrements plus fluides, favorise les avis positifs et donne au personnel de l'hôtel plus de temps pour engager des interactions significatives avec les clients.

Cet assistant de réponse aux avis a rapidement changé la donne pour plus de 2 000 clients. Sa capacité prometteuse à élever votre note globale, à amplifier antwortrate , à tirer des enseignements des commentaires des clients et à économiser du temps et de l'argent, est la raison de sa popularité croissante.

La gestion des avis en ligne ne doit pas nécessairement être une tâche écrasante. Avec le logiciel approprié, vous pouvez non seulement rationaliser le processus, mais vous pouvez également personnaliser vos réponses et tirer des informations précieuses des avis. Alors, pourquoi hésiter à essayer notre AI Review Assistant, MARA ? Les tests sont entièrement , ne nécessitent pas de carte de crédit et peuvent être pleinement opérationnels en moins de cinq minutes.

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Pensée finale

L'optimisation du processus d'enregistrement à l'hôtel est essentielle pour améliorer la satisfaction des clients et rationaliser les opérations. Proposer des options flexibles telles que des enregistrements anticipés, une bagagerie et des chambres au tarif journalier peut répondre aux besoins des voyageurs qui arrivent à des heures différentes, que ce soit après un long vol ou un voyage chargé. S'assurer que les chambres sont prêtes et répondre aux demandes d'accès anticipé peut offrir aux clients une expérience fluide dès leur arrivée à l'aéroport. Proposer des options pour une petite sieste ou des enregistrements anticipés dans le cadre d'un forfait de réservation est une bonne idée pour aider les clients à se sentir reposés et installés. En fin de compte, se concentrer sur la commodité et la flexibilité lors des enregistrements à l’hôtel peut considérablement améliorer l’expérience globale des clients et favoriser la fidélité pour les séjours futurs.

Cet article fait partie de notre série de contenus héros sur « Le guide complet de la gestion hôtelière : des opérations à l'expérience client ».