Top logiciel d'enregistrement pour les hôtels: rationalisez votre expérience invitée

L'industrie hospitality évolue et les clients de l'hôtel s'attendent désormais à une expérience d'enregistrement transparente et axée sur la technologie. Les longues lignes de réception et les formulaires d'enregistrement manuel sont remplacés par des solutions d'enregistrement sans contact, une technologie de clé mobile et des cartes d'enregistrement numérique. En intégrant un système de gestion immobilière avec un système d'auto-vérification, les hôtels peuvent rationaliser les opérations, réduire le contact physique et améliorer la satisfaction des clients.

Dans ce blog, nous explorerons le meilleur logiciel d'enregistrement pour optimiser le parcours des invités, de l'enregistrement en ligne aux kiosques en libre-service et aux solutions de clés mobiles. Ces outils aident les hôtels à gérer les arrivées à venir, à réduire les temps d'attente et à créer plus d'opportunités pour les services de vente lancinaire. Que ce soit via des verrous intelligents, des codes QR ou un kiosque MEWS, investir dans un système d'enregistrement sans contact est la clé pour améliorer l'efficacité et l'expérience des clients.

Principaux à retenir

• Les solutions d'enregistrement sans contact, telles que les clés mobiles et les kiosques, améliorent la satisfaction des clients et réduisent les coûts opérationnels.
• Un système d'enregistrement transparent intégré à un système de gestion de propriété rationalise les réservations et les paiements.
• Les solutions d'enregistrement avec l'intégration d'IA personnalisent l'expérience des clients, automatisent les processus et améliorent l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce que le logiciel d'enregistrement de l'hôtel?

Le logiciel d'enregistrement de l'hôtel est une solution technologique conçue pour rationaliser le processus d'enregistrement, permettant aux clients de s'inscrire, d'accéder à leurs chambres et d'effectuer des paiements avec un minimum d'interaction en face à face. Ce système facilite les vérifications en ligne, les applications mobiles et les kiosques en libre-service, l'automatisation des tâches telles que la collecte des informations personnelles, la gestion des réservations et le traitement des paiements. En remplaçant les enregistrements manuels par des solutions numériques, les hôtels peuvent réduire les coûts opérationnels, éliminer les longues lignes de réception et améliorer la satisfaction des clients. L'industrie de l'hôtel et du complexe, qui comprend le marché d'enregistrement, était évaluée à 1,5 billion de dollars en 2023 .

L'évolution de la technologie d'enregistrement est passée des méthodes manuelles traditionnelles à des solutions plus avancées et automatisées. Les premiers enregistrements de l'hôtel obligent les clients à remplir les cartes d'enregistrement et à fournir des clés physiques. Aujourd'hui, l'enregistrement mobile et les solutions d'enregistrement sans contact ont rendu le processus plus rapide et plus pratique, les clients capables de vérifier à distance en utilisant leurs téléphones mobiles, d'accéder à leurs chambres avec des verrous intelligents et même de gérer les paiements via leurs appareils mobiles.

À mesure que cette technologie progresse, le processus d'enregistrement est devenu plus convivial et efficace, améliorant le voyage de l'invité de l'arrivée à la caisse. Les solutions de clés mobiles, les codes QR et les téléchargements d'applications sont au cœur des systèmes hôteliers modernes, permettant aux clients d'éviter les longues lignes et les contacts physiques tout en accédant à tous les services nécessaires. Le passage à l'automatisation de l'enregistrement mobile fait non seulement gagner du temps, mais ouvre également plus d'opportunités aux hôtels pour améliorer leurs opérations, réduire les points de contact physiques et offrir une meilleure expérience globale pour les clients.

Lire: L'avenir de la technologie hôtelière: outils et solutions incontournables pour les hôtels modernes

Quels systèmes les hôtels utilisent-ils pour l'enregistrement?

Voici les différents systèmes d'enregistrement utilisés par les hôtels, soulignant comment chacun a un impact sur l'expérience des clients et l'efficacité opérationnelle globale.

un. Processus d'enregistrement traditionnel de la réception

Les enregistrements traditionnels de la réception restent répandus, en particulier dans les hôtels ou régions plus traditionnels avec une adoption de technologie plus lente. Ce processus manuel implique que les clients fournissent leurs coordonnées personnelles et recevant des clés physiques, ce qui peut entraîner de longues lignes et retards.

Bien que certains clients aiment une interaction personnelle, les inefficacités de ce système peuvent conduire à la frustration, en particulier pendant les périodes de pointe, affectant négativement la satisfaction des clients. Selon les données de l'industrie, jusqu'à 30 à 40% des hôtels dépendent toujours de cette méthode, selon la région et le type d'hôtel.

né Kiosques en libre-service

Les kiosques en libre-service deviennent une alternative populaire, avec plus de 80% des voyageurs ouverts à séjourner dans un hôtel avec un système d'enregistrement entièrement automatisé. Ces kiosques permettent aux clients de s'enregistrer rapidement en scannant les détails de la réservation, en saisissant les informations de paiement et en les clés de la salle d'impression.

En réduisant le besoin d'interaction en face à face, ces kiosques rationalisent le processus d'enregistrement et libèrent du personnel de réception pour se concentrer sur d'autres tâches, améliorer l'efficacité opérationnelle et améliorer la satisfaction des clients.

c. Enregistrement mobile et en ligne, solutions sans contact

L'enregistrement mobile et les solutions sans contact gagnent rapidement en popularité, d'autant plus que les hôtels adoptent plus de technologies pour améliorer les expériences des clients. Au début de 2021, 57% des hôtels ont exprimé leur intérêt à numériser leurs processus d'enregistrement et de paiement.

En permettant aux clients de s'enregistrer via les smartphones, ces systèmes offrent une commodité et réduisent le besoin d'interaction en face à face, ce qui améliore la satisfaction des clients et minimise le contact physique.

Lire : Réservations directes pour les hôtels : stratégies pour booster vos ventes

Comment fonctionne l'enregistrement mobile dans un hôtel?

L'enregistrement mobile implique généralement des clients qui s'enregistrent avant leur arrivée via une application hôtelière dédiée. Les clients entrent dans leurs détails de réservation, fournissent des informations personnelles et peuvent télécharger des documents requis tels que les identifiants ou la documentation liée à Covid.

Une fois le processus terminé, ils reçoivent leur clé mobile, qui peut être utilisée pour accéder à leur chambre, rationaliser l'intégralité du processus d'enregistrement et améliorer la commodité des clients.

Quels sont les avantages de l'enregistrement mobile?

L'enregistrement mobile offre de nombreux avantages, y compris des temps d'enregistrement plus rapides, une plus grande commodité et une interaction en face à face réduite. Les clients peuvent sauter de longues lignes, terminer le processus d'enregistrement sur leurs téléphones mobiles et avoir un accès immédiat à leurs chambres à l'aide de clés mobiles.

Pour les hôtels, l'enregistrement mobile réduit les coûts de main-d'œuvre, minimise les erreurs et augmente l'efficacité opérationnelle tout en répondant aux préférences des clients pour les solutions sans contact.

Quels sont les inconvénients de l'enregistrement mobile?

Bien que l'enregistrement mobile offre plusieurs avantages, il présente également des inconvénients potentiels. Certains invités peuvent avoir du mal aux téléchargements d'applications ou avoir un accès limité aux smartphones, ce qui pourrait entraver l'expérience d'enregistrement.

De plus, les problèmes techniques, tels que une mauvaise connectivité Internet ou des dysfonctionnements d'applications, peuvent entraîner des frustrations et des retards. De plus, certains clients peuvent toujours préférer l'interaction en face à face avec le personnel de l'hôtel, que l'enregistrement mobile ne peut pas être entièrement reproduit.

d. Vérification biométrique et numérique d'identification numérique

La vérification biométrique et numérique des identifiants est de plus en plus courante à mesure que les hôtels s'efforcent d'améliorer la sécurité et d'offrir une expérience d'enregistrement plus transparente. 69% des invités internationaux sont ouverts à l'utilisation de la biométrie pour la vérification de l'identité, y compris la reconnaissance faciale ou les empreintes digitales.

Ce système garantit que seul le bon invité a accès à la chambre d'hôtel, améliorant la sécurité tout en réduisant le besoin de chèques physiques et d'interactions.

e. Concierge virtuel alimenté par AI et enregistrement automatisé

Les services de conciergerie virtuelle alimentés par l'IA deviennent de plus en plus populaires dans l'industrie hôtelière. À la fin de 2023, 11% des entreprises d'hébergement utilisaient déjà l'IA, et encore plus prévue pour la mettre en œuvre au cours des mois suivants.

Ces systèmes axés sur l'IA permettent un enregistrement automatisé, permettant aux clients de terminer les procédures d'enregistrement et de communiquer avec le personnel de l'hôtel avant même d'arriver, rationalisant le voyage des clients.

Que rechercher dans le logiciel d'enregistrement pour les hôtels?

Voici les fonctionnalités essentielles à rechercher dans le logiciel d'enregistrement pour assurer une expérience fluide et efficace pour les clients de l'hôtel et le personnel.

un. Enregistrement sans contact et compatibilité mobile

L'enregistrement sans contact et la compatibilité mobile sont essentiels pour améliorer la commodité des clients de l'hôtel. Offrir une option d'enregistrement en ligne permet aux clients de terminer leur vérification de l'hôtel, ce qui minimise le besoin d'interaction en face à face à la réception. Cela fait non seulement gagner du temps, mais crée également une expérience d'arrivée transparente, permettant aux clients de contourner les longues lignes et de se diriger directement vers leurs chambres.

né Intégration avec PMS (Systèmes de gestion immobilière) et ORM Solutions

Un puissant système d'enregistrement doit s'intégrer sans effort avec le système de gestion immobilière (PMS), permettant des mises à jour en temps réel des détails des invités, des affectations de chambres et des informations sur la carte d'enregistrement de l'hôtel. De plus, l'intégration Online Reputation (ORM) comme le Web Mara AI garantit que les commentaires et les demandes sont traités rapidement, améliorant la satisfaction des clients et permettant des services personnalisés en fonction des préférences des clients et des réservations antérieures.

Lire: Choisir les meilleurs systèmes de gestion immobilière hôtelière: Top PMS Logiciel comparé

c. Caractéristiques de sécurité, y compris la vérification de l'identité

Le logiciel d'enregistrement moderne doit inclure des outils de vérification d'identité robustes tels que les verrous intelligents et les analyses biométriques, garantissant que les informations personnelles des clients sont protégées tout au long du processus d'enregistrement. En utilisant des méthodes sécurisées pour vérifier les identités des invités, les hôtels peuvent réduire les risques de sécurité et améliorer la satisfaction des clients en offrant une expérience sans contact et sans contact dès l'arrivée à vérifier.

d. Traitement des paiements et transactions en ligne

La rationalisation des fournisseurs de paiement dans le logiciel d'enregistrement garantit une expérience de paiement en douceur pour les clients, ce qui leur permet de gérer toutes les transactions en ligne ou dans des kiosques en libre-service, ce qui est vital pour les chèques sans contact. Ce système peut également permettre les paiements de chèques anticipés et permettre aux clients de payer à l'avance pour les mises à niveau, les équipements ou d'autres services hôteliers, réduisant finalement la friction à la réception et rendant l'ensemble du processus d'arrivée plus rapide et plus efficace.

Lire: 7 meilleurs systèmes de gestion des revenus hôteliers: une comparaison approfondie

e. Personnalisation des clients et possibilités de vente de vente invitée

Un avantage clé des systèmes d'enregistrement avancés est leur capacité à offrir des services personnalisés adaptés aux préférences de chaque invité, telles que les mises à niveau en salle ou les services spéciaux. Ce niveau de personnalisation améliore non seulement le parcours des invités, mais offre également aux hôtels avec plus d'occasions de collecter des revenus supplémentaires grâce à la vente résistant au cours du processus d'enregistrement.

f. Interface conviviale pour le personnel et les invités

Une interface conviviale pour les clients et le personnel de l'hôtel est cruciale pour s'assurer que le processus d'enregistrement se déroule bien. Que les clients s'enregistrent via mobile, les kiosques auto-vérifiables ou à la réception, un système intuitif qui guide efficacement les clients à travers la réservation, les affectations de chambres et les détails de paiement est essentiel. Une expérience transparente signifie que les clients reçoivent un enregistrement plus rapide et sans tracas et que le personnel de l'hôtel peut se concentrer davantage sur la fourniture d'un service exceptionnel tout au long du séjour.

Quels sont les meilleurs logiciels d'enregistrement pour les hôtels?

Voici quelques-unes des meilleures solutions logicielles d'enregistrement pour les hôtels, chacune conçue pour rationaliser le processus d'enregistrement et améliorer l'expérience des clients.

1. Meilleur dans l'ensemble: Mews

MEWS propose une solution complète pour l'enregistrement sans contact et l'automatisation d'enregistrement mobile, permettant aux clients de terminer rapidement le processus d'enregistrement et de récupérer leurs clés de chambre numériquement. Le système de réception s'intègre de manière transparente, ce qui permet d'économiser du temps en réduisant le besoin d'interactions en personne. Ce système tout-en-un améliore la satisfaction des clients tout en améliorant l'efficacité opérationnelle.

2. Mieux pour les grands hôtels: Oracle Opera

Oracle Opera est parfait pour les grands hôtels, offrant un système d'enregistrement avancé intégré aux solutions PMS. Il prend en charge l'auto-vérification et l'enregistrement rapide pour les volumes élevés, réduisant les longues lignes de réception. Le système recueille efficacement les données des clients, ce qui les rend idéales pour les chaînes hôtelières qui cherchent à rationaliser les opérations sur plusieurs standorte .

3. Mieux pour les hôtels de boutique: ligne invité

Guestline offre aux hôtels de boutique une expérience d'enregistrement personnalisée via des applications mobiles et des kiosques en libre-service. Les clients peuvent facilement s'enregistrer et récupérer leurs clés de chambre sans attendre à la réception. Le système s'intègre au système de bureau de l'hôtel, permettant une communication en douceur et un service personnalisé pour un voyage amélioré dans les clients.

4. Mieux pour les hôtels à petit budget: Roomraccoon

Roomraccoon propose une solution d'enregistrement abordable et conviviale pour les hôtels à petit budget. Avec l'enregistrement sans contact via des téléphones portables, les clients peuvent rapidement accéder à leurs chambres sans faire face à de longues attentes. Le système s'intègre au système de réception de l'hôtel, réduisant le besoin de personnel supplémentaire et améliorant la satisfaction globale des clients.

5. Best pour les hôtels de luxe: Salto KS

Salto KS offre aux hôtels de luxe avec une vérification biométrique d'identification et une intégration de verrouillage intelligent pour une expérience d'enregistrement sécurisée et sans couture. Les clients peuvent profiter d'un enregistrement sans contact et d'un accès à leurs chambres, tandis que le système personnalise leur expérience en fonction des préférences partagées à l'avance, assurant un voyage de premier plan.

6. Mieux pour les chaînes: Kipsu

Kipsu offre aux chaînes d'hôtel une solution d'enregistrement efficace et évolutive avec des kiosques en libre-service qui permettent aux clients de s'enregistrer rapidement. En s'intégrant au système de bureau de l'hôtel, Kipsu réduit les temps d'attente et collecte de précieuses données sur les clients, rationalisant les opérations et améliorant l'expérience des clients sur plusieurs emplacements.

7. Mieux pour les hôtels technophiles: Alice

Alice se démarque pour ses fonctionnalités avancées d'automatisation et de l'IA, parfaites pour les hôtels avertis en technologie. Le système automatise l'enregistrement, la communication des clients et les affectations de chambres, permettant un processus rapide et efficace. Avec des mises à jour en temps réel et une intégration transparente, Alice améliore à la fois la productivité du personnel et la satisfaction des clients.

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Source: conseils logiciels

Mara AI: intégration transparente avec votre logiciel d'enregistrement et de contrôle

Mara AI offre une intégration transparente avec le logiciel d'enregistrement et de départ de votre hôtel, améliorant l'expérience globale des clients et rationalisation de vos opérations. Bien qu'il ne gère pas directement les processus d'enregistrement et de départ, les capacités de Mara axées sur l'IA simplifient la gestion Online Reputation (ORM) en répondant et en analysant efficacement les avis des invités. Cette intégration garantit que vous pouvez maintenir une approche personnalisée et opportune des commentaires des clients tandis que vos systèmes d'enregistrement et de départ gèrent les arrivées et les départs des invités. Avec Mara, vous pouvez améliorer votre voyage dans les invités, gérer les critiques plus efficacement et gagner un temps précieux pour votre équipe.

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Review Inboxalimentée par l'IA

L'une des fonctionnalités clés de cet outil est la Review Inbox . Votre boîte de réception d'avis permet de répondre aux avis aussi simplement qu'en cliquant sur « Générer une réponse » et en cliquant sur « Envoyer ». La Review Inbox se connecte à plusieurs sources d'avis, notamment Google, Booking.com et Tripadvisor, vous offrant une vue panoramique de tous vos avis. Et vous pouvez même configurer l'automatisation des réponses aux avis : pourquoi ne pas autoriser MARA à répondre automatiquement à des avis simples, comme les avis Google 5 étoiles sans texte, pour vous assurer de ne jamais manquer un avis ? Les notifications quotidiennes concernant les nouveaux avis vous tiennent au courant et vous permettent de garder le contrôle.

Review Analytics

Pour vous aider à comprendre et à analyser la multitude d'avis, Review Assistant intègre également Review Analytics . Cela fournit des informations exploitables et faciles à comprendre, adaptées exclusivement à votre entreprise. Avec MARA, vous pouvez rapidement obtenir l'essentiel de tous vos avis sans avoir besoin de les lire chacun. L'analyse est si détaillée que vous pouvez découvrir des problèmes spécifiques tels que « l'eau de la piscine est trop froide » ou « le manque d'option de petit-déjeuner végétalien ». Ces informations aident à optimiser l'expérience client sans nécessiter que vous soyez un expert en données.

L'IA de réponse la plus personnelle

L'IA de MARA n'est pas seulement une question d'efficacité ; c'est aussi une question de personnalisation. La Brand Voice permet à l'IA de s'adapter à votre ton, garantissant que vos réponses vous semblent authentiques. De plus, avec Smart Snippets , vous pouvez « apprendre » à l'IA comment répondre aux éloges ou aux plaintes récurrentes. Votre IA intègre ensuite ces informations dans ses réponses, mais toujours avec des mots différents, fournissant des réponses plus personnalisées et pertinentes.

Cet assistant de réponse aux avis a rapidement changé la donne pour plus de 2 000 clients. Sa capacité prometteuse à élever votre note globale, à amplifier antwortrate , à tirer des enseignements des commentaires des clients et à économiser du temps et de l'argent, est la raison de sa popularité croissante.

La gestion des avis en ligne ne doit pas nécessairement être une tâche écrasante. Avec le logiciel approprié, vous pouvez non seulement rationaliser le processus, mais vous pouvez également personnaliser vos réponses et tirer des informations précieuses des avis. Alors, pourquoi hésiter à essayer notre AI Review Assistant, MARA ? Les tests sont entièrement , ne nécessitent pas de carte de crédit et peuvent être pleinement opérationnels en moins de cinq minutes.

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Réflexions finales

L'avenir de l'enregistrement de l'hôtel est sans aucun doute d'abord mobile, avec un enregistrement sans contact et des solutions axées sur l'IA révolutionnant l'expérience des clients. En investissant dans des logiciels d'enregistrement modernes, les hôtels peuvent rationaliser les processus de départ, réduire le temps d'enregistrement et offrir une expérience sécurisée et transparente pour les invités directement à partir de la scène de réservation. L'adoption de ces technologies améliore l'efficacité opérationnelle, réduit la dépendance à l'égard des systèmes de réception et favorise un parcours plus personnalisé des clients, ce qui en fait un investissement essentiel pour les hôtels qui cherchent à rester compétitifs et à améliorer la satisfaction globale des clients.

Cet article fait partie de notre série de contenus héros sur « L'avenir de la technologie hôtelière : outils et solutions indispensables pour les hôtels modernes ».