Top logiciel d'enregistrement pour les hôtels: rationalisez votre expérience invitée

Le secteur de l'hôtellerie évolue et les clients exigent désormais une expérience d'enregistrement fluide et optimisée par la technologie. Les longues files d'attente à la réception et les formulaires d'enregistrement papier cèdent la place à des solutions sans contact, aux clés mobiles et aux cartes d'enregistrement numériques. En intégrant un système de gestion hôtelière à un système d'enregistrement automatique, les hôtels peuvent rationaliser leurs opérations, réduire les contacts physiques et améliorer la satisfaction de leurs clients.

Dans cet article, nous explorerons les meilleurs logiciels d'enregistrement pour optimiser le parcours client, de l'enregistrement en ligne aux bornes libre-service en passant par les solutions de clé mobile. Ces outils aident les hôtels à gérer les arrivées, à réduire les temps d'attente et à multiplier les opportunités de vente additionnelle. Qu'il s'agisse de serrures connectées, de codes QR ou d'une borne Mews, investir dans un système d'enregistrement sans contact est essentiel pour améliorer l'efficacité et l'expérience client.

Principaux à retenir

• Les solutions d'enregistrement sans contact, telles que les clés mobiles et les bornes interactives, améliorent la satisfaction des clients et réduisent les coûts opérationnels.
• Un système d'enregistrement fluide, intégré à un système de gestion immobilière, simplifie les réservations et les paiements.
• Les solutions d'enregistrement intégrant l'IA personnalisent l'expérience client, automatisent les processus et améliorent l'efficacité opérationnelle.

Qu'est-ce qu'un logiciel d'enregistrement hôtelier ?

Les logiciels d'enregistrement hôtelier sont des solutions technologiques conçues pour simplifier le processus d'arrivée des clients, leur permettant de s'enregistrer, d'accéder à leur chambre et de régler leur séjour en limitant les interactions physiques. Ce système facilite les enregistrements en ligne, les applications mobiles et les bornes libre-service, en automatisant des tâches telles que la collecte des informations personnelles, la gestion des réservations et le traitement des paiements. En remplaçant les enregistrements manuels par des solutions numériques, les hôtels peuvent réduire leurs coûts opérationnels, éliminer les files d'attente à la réception et améliorer la satisfaction de leurs clients. Le secteur de l'hôtellerie et des complexes touristiques, qui inclut le marché de l'enregistrement, était évalué à 1 500 milliards de dollars en 2023 .

L'évolution des technologies d'enregistrement a fait le lien entre les méthodes manuelles traditionnelles et des solutions automatisées plus avancées. À l'origine, l'enregistrement à l'hôtel nécessitait que les clients remplissent une fiche d'inscription et fournissent une clé physique. Aujourd'hui, grâce à l'enregistrement mobile et sans contact, le processus est plus rapide et plus pratique : les clients peuvent s'enregistrer à distance avec leur téléphone portable, accéder à leur chambre grâce aux serrures connectées et même gérer leurs paiements via leur appareil mobile.

Avec les progrès technologiques, l'enregistrement est devenu plus simple et plus efficace, améliorant ainsi le séjour des clients, de leur arrivée à leur départ. Les solutions de clés mobiles, les codes QR et les applications mobiles sont au cœur des systèmes hôteliers modernes, permettant aux clients d'éviter les files d'attente et les contacts physiques tout en accédant à tous les services nécessaires. L'automatisation de l'enregistrement mobile permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d'offrir aux hôtels de nouvelles opportunités d'améliorer leurs opérations, de réduire les interactions physiques et d'offrir une expérience client globalement supérieure.

À lire : L’avenir de la technologie hôtelière : outils et solutions indispensables pour les hôtels modernes

Quels systèmes les hôtels utilisent-ils pour l'enregistrement ?

Voici les différents systèmes d'enregistrement utilisés par les hôtels, avec une explication de l'impact de chacun sur l'expérience client et l'efficacité opérationnelle globale.

a. Processus d'enregistrement traditionnel à la réception

L'enregistrement traditionnel à la réception reste la norme, surtout dans les hôtels plus classiques ou les régions où l'adoption des nouvelles technologies est plus lente. Ce processus manuel implique que les clients fournissent leurs informations personnelles et reçoivent des clés physiques, ce qui peut engendrer de longues files d'attente et des retards.

Bien que certains clients apprécient le contact humain, les inefficacités de ce système peuvent engendrer de la frustration, notamment aux heures de pointe, et nuire à la satisfaction des clients. Selon les données du secteur, 30 à 40 % des hôtels utilisent encore cette méthode, selon la région et le type d'établissement.

b. Bornes libre-service

Les bornes libre-service gagnent en popularité : plus de 80 % des voyageurs se disent prêts à séjourner dans un hôtel équipé d’un système d’enregistrement entièrement automatisé. Ces bornes permettent aux clients de s’enregistrer rapidement en scannant les détails de leur réservation, en saisissant leurs informations de paiement et en imprimant leurs clés de chambre.

En réduisant le besoin d'interactions directes, ces bornes simplifient le processus d'enregistrement et permettent au personnel de la réception de se concentrer sur d'autres tâches, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.

c. Enregistrement mobile et en ligne, solutions sans contact

L’enregistrement mobile et les solutions sans contact gagnent rapidement en popularité, notamment parce que les hôtels adoptent davantage de technologies pour améliorer l’expérience client. Début 2021, 57 % des hôtels se disaient intéressés par la digitalisation de leurs procédures d’arrivée et de départ.

En permettant aux clients de s'enregistrer via leur smartphone, ces systèmes offrent un confort accru et réduisent le besoin d'interactions en face à face, ce qui améliore la satisfaction des clients et minimise les contacts physiques.

Lire : Réservations directes pour les hôtels : stratégies pour booster vos ventes

Comment fonctionne l'enregistrement mobile dans un hôtel ?

L’enregistrement mobile consiste généralement pour les clients à s’enregistrer avant leur arrivée via une application hôtelière dédiée. Ils y saisissent les détails de leur réservation, fournissent des informations personnelles et peuvent télécharger les documents requis, tels que des pièces d’identité ou des documents relatifs à la COVID-19.

Une fois la procédure terminée, ils reçoivent leur clé mobile, qui leur permet d'accéder à leur chambre, ce qui simplifie l'ensemble du processus d'enregistrement et améliore le confort des clients.

Quels sont les avantages de l'enregistrement mobile ?

L'enregistrement mobile offre de nombreux avantages : un enregistrement plus rapide, un confort accru et une réduction des interactions en personne. Les clients peuvent ainsi éviter les files d'attente, effectuer leur enregistrement sur leur téléphone portable et accéder immédiatement à leur chambre grâce à leur clé mobile.

Pour les hôtels, l'enregistrement mobile réduit les coûts de main-d'œuvre, minimise les erreurs et augmente l'efficacité opérationnelle tout en répondant aux préférences des clients pour les solutions sans contact.

Quels sont les inconvénients de l'enregistrement mobile ?

Bien que l'enregistrement mobile offre plusieurs avantages, il présente également certains inconvénients potentiels. Certains clients peuvent rencontrer des difficultés pour télécharger l'application ou avoir un accès limité aux smartphones, ce qui pourrait compliquer leur expérience d'enregistrement.

De plus, des problèmes techniques, comme une mauvaise connexion internet ou des dysfonctionnements de l'application, peuvent engendrer des frustrations et des retards. Par ailleurs, certains clients préfèrent encore le contact direct avec le personnel de l'hôtel, ce que l'enregistrement mobile ne peut pas entièrement remplacer.

d. Vérification biométrique et d'identité numérique

La vérification biométrique et d'identité numérique se généralise, les hôtels s'efforçant d'améliorer la sécurité et d'offrir une expérience d'enregistrement plus fluide. 69 % des clients internationaux sont ouverts à l'utilisation de la biométrie pour la vérification d'identité, notamment la reconnaissance faciale ou les empreintes digitales.

Ce système garantit que seul le client autorisé a accès à la chambre d'hôtel, améliorant ainsi la sécurité tout en réduisant le besoin d'enregistrements et d'interactions physiques.

e. Concierge virtuel alimenté par l'IA et enregistrement automatisé

Les services de conciergerie virtuelle basés sur l'intelligence artificielle gagnent en popularité dans l'hôtellerie. Fin 2023, 11 % des établissements d'hébergement utilisaient déjà l'IA, et un nombre encore plus important prévoyait de l'adopter dans les mois suivants.

Ces systèmes pilotés par l'IA permettent un enregistrement automatisé, permettant aux clients d'effectuer les procédures d'enregistrement et de communiquer avec le personnel de l'hôtel avant même leur arrivée, simplifiant ainsi leur parcours client.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un logiciel d'enregistrement pour les hôtels ?

Voici les fonctionnalités essentielles à rechercher dans un logiciel d'enregistrement pour garantir une expérience fluide et efficace tant pour les clients que pour le personnel de l'hôtel.

a. Enregistrement sans contact et compatibilité mobile

L'enregistrement sans contact et la compatibilité mobile sont essentiels pour le confort des clients d'hôtel. Proposer l'enregistrement en ligne permet aux clients de finaliser leur enregistrement à l'avance, ce qui réduit considérablement les interactions à la réception. Ce gain de temps leur permet d'arriver rapidement et sans attente, en leur évitant les files d'attente et en les conduisant directement à leur chambre.

b. Intégration avec les systèmes de gestion immobilière (PMS) et les solutions de gestion de la relation client (ORM)

Un système d'enregistrement performant doit s'intégrer facilement au système de gestion hôtelière (PMS), permettant ainsi la mise à jour en temps réel des informations relatives à l'enregistrement des clients, à l'attribution des chambres et aux fiches d'inscription. De plus, l'intégration avec des solutions de gestion de la réputation en ligne (ORM) MARA accessible via le web, garantit un traitement rapide des commentaires et des demandes, améliorant ainsi la satisfaction client et permettant de proposer des services personnalisés en fonction des préférences et des réservations précédentes.

À lire : Choisir le meilleur système de gestion hôtelière : Comparatif des principaux logiciels PMS

c. Mesures de sécurité, y compris la vérification d'identité

Les logiciels d'enregistrement modernes doivent intégrer des outils de vérification d'identité performants, tels que des serrures connectées et des systèmes biométriques, afin de garantir la protection des données personnelles des clients tout au long de la procédure d'enregistrement. En utilisant des méthodes sécurisées de vérification d'identité, les hôtels peuvent réduire les risques de sécurité et améliorer la satisfaction de leurs clients en leur offrant une expérience sécurisée et sans contact, de leur arrivée à leur départ.

d. Traitement des paiements et transactions en ligne

L'intégration des prestataires de paiement au logiciel d'enregistrement garantit une expérience de paiement fluide aux clients, leur permettant d'effectuer toutes leurs transactions en ligne ou aux bornes libre-service, ce qui est essentiel pour les paiements sans contact. Ce système permet également le règlement anticipé de l'addition et offre aux clients la possibilité de payer à l'avance les surclassements, les équipements ou autres services de l'hôtel, réduisant ainsi les frictions à la réception et rendant l'ensemble du processus d'arrivée plus rapide et plus efficace.

À lire : Les 7 meilleurs systèmes de gestion des revenus hôteliers : une comparaison approfondie

e. Personnalisation de l'expérience client et opportunités de vente additionnelle

L'un des principaux avantages des systèmes d'enregistrement avancés réside dans leur capacité à proposer des services personnalisés, adaptés aux préférences de chaque client, tels que des surclassements ou des prestations spéciales. Ce niveau de personnalisation améliore non seulement l'expérience client, mais offre également aux hôtels davantage d'opportunités de générer des revenus supplémentaires grâce à la vente additionnelle lors de l'enregistrement.

f. Interface conviviale pour le personnel et les clients

Une interface conviviale, tant pour les clients que pour le personnel de l'hôtel, est essentielle pour garantir un enregistrement sans encombre. Que ce soit via mobile, bornes d'enregistrement automatique ou à la réception, un système intuitif guidant efficacement les clients tout au long de la réservation, de l'attribution des chambres et du paiement est indispensable. Une expérience fluide permet aux clients de bénéficier d'un enregistrement plus rapide et sans tracas, et au personnel de l'hôtel de se concentrer pleinement sur la qualité du service offert durant le séjour.

Quels sont les meilleurs logiciels d'enregistrement pour les hôtels ?

Voici quelques-unes des meilleures solutions logicielles d'enregistrement pour les hôtels, chacune conçue pour simplifier le processus d'enregistrement et améliorer l'expérience client.

1. Meilleur choix global : Mews

Mews propose une solution complète d'enregistrement sans contact et d'automatisation de l'enregistrement mobile, permettant aux clients de finaliser rapidement leur enregistrement et de récupérer leurs clés de chambre en ligne. Le système de réception s'intègre parfaitement, générant un gain de temps considérable en limitant les interactions physiques. Ce système tout-en-un améliore la satisfaction client et l'efficacité opérationnelle.

2. Idéal pour les grands hôtels : Oracle Opera

Oracle Opera est la solution idéale pour les grands hôtels, offrant un système d'enregistrement avancé intégré aux solutions PMS. Il prend en charge l'enregistrement automatique et l'enregistrement rapide pour les grands volumes de clients, réduisant ainsi les files d'attente à la réception. Le système collecte efficacement les données clients, ce qui le rend idéal pour les chaînes hôtelières souhaitant optimiser leurs opérations sur plusieurs établissements.

3. Idéal pour les hôtels de charme : Guestline

Guestline propose aux hôtels de charme une expérience d'enregistrement personnalisée grâce à des applications mobiles et des bornes libre-service. Les clients peuvent ainsi s'enregistrer et récupérer leurs clés de chambre en toute simplicité, sans passer par la réception. Le système s'intègre à celui de l'hôtel, garantissant une communication fluide et un service personnalisé pour un séjour client optimal.

4. Idéal pour les hôtels économiques : RoomRaccoon

RoomRaccoon propose une solution d'enregistrement abordable et conviviale pour les hôtels économiques. Grâce à l'enregistrement sans contact via mobile, les clients accèdent rapidement à leur chambre sans attente. Le système s'intègre à celui de la réception de l'hôtel, réduisant ainsi le besoin de personnel supplémentaire et améliorant la satisfaction client.

5. Idéal pour les hôtels de luxe : Salto KS

Salto KS propose aux hôtels de luxe des systèmes de vérification d'identité biométrique et d'intégration de serrures intelligentes pour une expérience d'enregistrement sécurisée et fluide. Les clients bénéficient d'un enregistrement et d'un accès à leur chambre sans contact, tandis que le système personnalise leur expérience selon leurs préférences préalablement communiquées, leur assurant ainsi un séjour haut de gamme.

6. Idéal pour les chaînes : Kipsu

Kipsu propose aux chaînes hôtelières une solution d'enregistrement efficace et évolutive grâce à des bornes libre-service permettant aux clients de s'enregistrer rapidement. En s'intégrant au système de réception de l'hôtel, Kipsu réduit les temps d'attente et collecte des données clients précieuses, optimisant ainsi les opérations et améliorant l'expérience client sur plusieurs sites.

7. Idéal pour les hôtels à la pointe de la technologie : ALICE

ALICE se distingue par son automatisation avancée et ses fonctionnalités basées sur l'IA, idéales pour les hôtels à la pointe de la technologie. Le système automatise l'enregistrement, la communication avec les clients et l'attribution des chambres, pour un processus rapide et efficace. Grâce à ses mises à jour en temps réel et à son intégration fluide, ALICE améliore la productivité du personnel et la satisfaction des clients.

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Source : Conseils logiciels

MARA AI : Intégration transparente avec votre logiciel d’enregistrement et de départ

MARA AI s'intègre parfaitement à votre logiciel d'arrivée et de départ, optimisant ainsi l'expérience client et simplifiant vos opérations. Bien qu'elle ne gère pas directement les processus d'arrivée et de départ, l'intelligence artificielle de MARA simplifie la gestion de la réputation en ligne (ORM) en répondant et en analysant efficacement les avis clients. Cette intégration vous permet de maintenir une approche personnalisée et rapide des commentaires clients, tandis que vos systèmes d'arrivée et de départ gèrent les arrivées et les départs. Avec MARA, vous améliorez le parcours client, gérez les avis plus efficacement et faites gagner un temps précieux à votre équipe.

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Review Inbox alimentée par l'IA

L'une des principales fonctionnalités de cet outil est la Review Inbox . Votre boîte de réception rend la réponse aux avis aussi simples que de frapper "Générer la réponse" et de cliquer sur "Envoyer". La Review Inbox se connecte à plusieurs sources de révision, notamment Google, Booking.com et TripAdvisor, vous donnant une vue panoramique de toutes vos critiques. Et vous pouvez même configurer l'automatisation de la réponse de la révision: pourquoi ne pas permettre MARA de répondre automatiquement aux critiques simples, comme les avis Google 5 étoiles sans texte, en vous assurant de ne jamais manquer une critique? Les notifications quotidiennes sur les nouvelles avis vous tiennent à jour et en contrôle.

Review Analytics

Pour vous aider à comprendre et à analyser la multitude d'avis, Review Assistant intègre également Review Analytics . Cela fournit des informations exploitables et faciles à comprendre, adaptées exclusivement à votre entreprise. Avec MARA, vous pouvez rapidement obtenir l'essentiel de tous vos avis sans avoir besoin de les lire chacun. L'analyse est si détaillée que vous pouvez découvrir des problèmes spécifiques tels que « l'eau de la piscine est trop froide » ou « le manque d'option de petit-déjeuner végétalien ». Ces informations aident à optimiser l'expérience client sans nécessiter que vous soyez un expert en données.

L'IA de réponse la plus personnelle

L'IA de MARA n'est pas seulement une question d'efficacité ; c'est aussi une question de personnalisation. La Brand Voice permet à l'IA de s'adapter à votre ton, garantissant que vos réponses vous semblent authentiques. De plus, avec Smart Snippets , vous pouvez « apprendre » à l'IA comment répondre aux éloges ou aux plaintes récurrentes. Votre IA intègre ensuite ces informations dans ses réponses, mais toujours avec des mots différents, fournissant des réponses plus personnalisées et pertinentes.

Cet assistant d'intervention en revue est rapidement devenu un changement de jeu pour plus de 2000 clients. Sa capacité prometteuse à élever votre note globale, à amplifier les taux de réponse, à glaner les idées des commentaires des clients et à économiser du temps et de l'argent, est la raison de sa popularité croissante.

La gestion des avis en ligne ne doit pas nécessairement être une tâche écrasante. Avec le logiciel approprié, vous pouvez non seulement rationaliser le processus, mais vous pouvez également personnaliser vos réponses et tirer des informations précieuses des avis. Alors, pourquoi hésiter à essayer notre AI Review Assistant, MARA ? Les tests sont entièrement , ne nécessitent pas de carte de crédit et peuvent être pleinement opérationnels en moins de cinq minutes.

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Réflexions finales

L'avenir de l'enregistrement hôtelier est indéniablement mobile, avec l'enregistrement sans contact et les solutions basées sur l'IA qui révolutionnent l'expérience client. En investissant dans des logiciels d'enregistrement modernes, les hôtels peuvent fluidifier les procédures de départ, réduire le temps d'arrivée et offrir une expérience sans encombre et sécurisée dès la réservation. L'adoption de ces technologies améliore l'efficacité opérationnelle, réduit la dépendance aux systèmes de réception et favorise un parcours client plus personnalisé, ce qui en fait un investissement essentiel pour les hôtels souhaitant rester compétitifs et améliorer la satisfaction globale de leurs clients.

Cet article fait partie de notre série de contenus héros sur « L'avenir de la technologie hôtelière : outils et solutions indispensables pour les hôtels modernes ».